четверг, 6 апреля 2017 г.

Как организовать ведение делопроизводства и архива в организации

Все государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики (далее – организации) в процессе своей деятельности создают различные документы, которые в дальнейшем хранятся в их архивах

С целью установления единых требований по созданию в организациях управленческих документов и работы со служебными документами, их комплектованию, хранению, учету и использованию, Государственной архивной службой Луганской Народной Республики был разработан проект Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях. 
21 марта 2017 года на заседании Совета Министров Луганской Народной Республики (постановление № 109/17) утверждены Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее – Правила).
Данные Правила являются нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями независимо от формы собственности.
Правила состоят из XV разделов.
В разделах IV изложены общие требования по организации делопроизводства, а именно: документированию управленческой информации, организации документооборота и исполнению документов, систематизации и хранению документов в делопроизводстве, проведению экспертизы ценности документов.
Соблюдение указанных требований обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск нужных документов, облегчает  их научно-техническое  упорядочение, а также способствует более полной сохранности документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, являющихся частью историко-культурного наследия Луганской Народной Республики, а также документов по личному составу, необходимых для социальной защиты прав и интересов граждан.
Требования по оформлению дел и составлению архивных описей дел, передаче дел из структурных подразделений в архив организации, сведения о предельных сроках временного хранения документов в архиве организации и их фондировании отражены в разделах VIVIII Правил.
Разделы IXXI регламентируют организацию хранения  архивных документов. В них раскрыты требования к помещениям архива, его оборудованию, обеспечению пожарной безопасности, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов и др., а также общие требования к учету архивных документов, справочному аппарату к документам архива.
О пользовании документами архива организации говорится в разделе XII. Здесь освещены условия доступа к документам и формы использования сведений, содержащихся в архивных документах, к которым относятся исполнение запросов юридических и физических лиц, предоставление документов для работы в читальном зале организации, выдача документов во временное пользование, использование документов при подготовке мероприятий, выставок, публикаций.
Разделы XIIIXV содержат информацию об организации работы архива, передаче документов Архивного фонда из архива организации на постоянное хранение в архивное учреждение, а также о передаче документов при смене руководителя организации, руководителя архива, реорганизации или ликвидации организации.
Таким образом, положения Правил предусматривают подготовку в организациях инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах, центральных экспертных и экспертных комиссиях, составление описей дел постоянного, длительного хранения, описей дел по личному составу, исторических справок, актов о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и др.
Правила содержат 55 приложений (формы бланков, журналов, номенклатур дел, титульных и заверительных листов, описей дел, актов, различных учетных форм, образцы справок и др.) в соответствии с которыми необходимо оформлять документы.
Данные Правила должны стать «настольной книгой» каждого работника службы делопроизводства, заведующего архивом, архивариуса, ответственного за делопроизводство и архив организации.
В заключение, хочу обратить внимание на то, что не соблюдение норм Правил влечет административную ответственность в соответствии со статьей 13.22 Кодекса Луганской Народной Республики об административных правонарушениях (с изменениями).
Ознакомиться с Правилами можно на официальном сайте Государственной архивной службы Луганской        Народной Республики (http://garhivelg.su) и на сайте Совета Министров Луганской       Народной Республики.


Начальник
Государственной архивной службы
Луганской Народной Республики

Виктор Кулик